Avantages de la VoIP, quels sont-ils et pourquoi migrer
Les avantages de la VoIP sont multiples et peuvent contribuer à la productivité en entreprise. Dans cet article, on vous explique ce qu’est le nouveau système de communication VoIP qu’utilise Internet pour unifier différents supports utilisés. Cela permet de communiquer rapidement et en temps réel au sein d’une entreprise.
Avez-vous entendu parler de la fin du Réseau Téléphonique Commuté (RTC) par les opérateurs ? Hésitez vous à opter pour la VoIP pour votre entreprise ?
Il faut savoir que la technologie VoIP remplace petit à petit les lignes téléphoniques, et, c’est une bonne nouvelle.
On vous dit tout sur les nombreux avantages de ce changement (simplicité, coût, praticité) notamment pour le télétravail.
On vous partage également les bonnes questions à se poser autour de votre situation actuelle (matériel, bande passante, équipe, sécurité) pour tout savoir avant une migration sereine et efficace.
La téléphonie VoIP (Voice Over IP) c'est quoi ?
Définition de VoIP :
Tout d’abord, VoIP signifie littéralement Voix sur IP (Internet Protocol). Autrement dit, c’est une technologie qui permet la transmission de la voix ou d’un autre média.
Comment ça marche ? Quel est sont fonctionnement ?
La technologie VoIP se sert du protocole IP. C’est le même protocole que pour faire transiter des informations sur Internet. Le principe est simple : on convertit la voix en données qui sont ensuite transmises et restituées lors d’appels téléphoniques.
La force de la technologie VoIP, c’est qu’elle fonctionne sur tous types de réseaux IP, qu’ils soient privés ou internet, sur réseau avec ou sans fil.
Avec une solution de téléphonie IP hébergée sur le cloud, la VoIP ne nécessite aucune installation sur site. Pour votre entreprise, cela signifie que vous aurez désormais uniquement besoin d’un standard téléphonique totalement dématérialisé.
Pour comprendre plus en profondeur le fonctionnement de la VoIP, il faut savoir que les données transmises en VoIP sont véhiculées sous forme de « paquets ».
On appelle “paquet” un lot de données numériques. De manière plus concrète, il s’agit d’une série de 0 et de 1 sous forme d’impulsions électriques ou optiques.
L’information initiale, qui est la modulation sonore produite par la voix, est d’abord numérisée en temps réel. Ensuite, elle est compressée. Elle ne circule donc pas en flux continu.
A une échelle de temps bien trop brève pour avoir une quelconque importance dans la conversation, les données numériques sont regroupées et régulièrement envoyées dans le réseau IP en “wagon” de paquets (les informations numériques successives).
Comme vous pouvez l’imaginer, le phénomène inverse se produit lors de la réception c’est-à-dire la décompression des paquets d’abord, puis leur conversion en signal sonore. Votre message est arrivé.
Les paquets ne contiennent pas uniquement des données vocales, ils transportent aussi les coordonnées réseau des deux interlocuteurs.
L’avantage clé réside dans le fait de pouvoir adopter plusieurs chemins simultanément. Si un chemin électronique arrive à saturation, il n’y a pas de problème puisque les paquets suivants peuvent en emprunter d’autres.
La reconstitution des messages s’appuie sur une mémoire tampon. Cette mémoire tampon reçoit les informations qui auront pu prendre différents chemins. Cela permet que les informations vocales soient diffusées correctement au destinataire.
Les délais et éventuels désordre dans l’arrivée des paquets sont normalement complètement imperceptibles pour les interlocuteurs à l’arrivée. Votre voix est arrivée à bon port.
Les 4 avantages de la téléphonie par IP
Les lignes téléphoniques sont sur le chemin de l’obsolescence, mais pourquoi faut-il se réjouir de l’arrivée de la VoIP ? Voici les 4 principaux avantages de la VoIP :
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Des appels moins cher
Première bonne nouvelle ! Avec la VoIP plus besoin des services téléphoniques traditionnels qui peuvent être très onéreux. Grâce au protocole Internet au lieu de lignes téléphoniques analogiques (RTC), les systèmes de téléphonie VoIP remplacent les abonnements traditionnels.
Cet avantage financier est particulièrement vrai dans le cas des appels longue distance, une raison de plus, surtout si votre entreprise y avait beaucoup recours jusque-là.
Consultez et comparez les différents prix des fournisseurs en fonction de la liste de fonctionnalités dont vous aurez besoin.
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C’est compatible avec le télétravail
Autre avantage, la VoIP offre encore plus de mobilité au monde de l’entreprise. Le légendaire téléphone fixe que l’on a connu, est démodé et inutilisable avec l’essor du télétravail.
Les technologies IP ont l’immense avantage d’être accessibles depuis n’importe quel appareil connecté. Il est donc possible de télétravailler dans les meilleures conditions grâce à la téléphonie VoIP depuis chez soi, ou, en déplacement.
C’est beaucoup plus simple à installer et à maintenir, le tout depuis un seul logiciel
Grâce au cloud, tout se pilote facilement à distance.
Pour cela, il faut d’abord effectuer un paramétrage en ligne en quelques clics seulement. Ensuite vous pouvez ajouter de nouvelles lignes en quelques minutes.
Enfin, vous n’aurez plus qu’à télécharger une application pour votre ordinateur ou votre mobile pour utiliser la VoIP !
Le logiciel de téléphonie (aussi appelé softphone) est vraiment simple et intuitif. Ce grand avantage permet à toutes vos équipes de rapidement prendre en main leur nouvel outil.
La téléphonie s’intègre au CRM
Vos outils business et CRM étant reliés, vous pouvez regrouper l’ensemble de vos données importantes. Cela permet de les croiser afin de les analyser plus facilement et prendre de meilleures décisions stratégiques.
Cette facilité permise par la VoIP est un vrai avantage tant sur l’aspect commercial que marketing. Que ce soit pour un call center, une équipe commerciale, les ressources humaines ou bien du temps à passer pour chaque prospect, la VoIP est un véritable gain de temps, il serait dommage de s’en priver.
Grâce au tableau de bord de votre logiciel de téléphonie VoIP, vous pouvez avoir une meilleure vision d’ensemble de vos données. Cela permet une prise de décisions plus simple et plus rapide. La VoIP vous aide à obtenir de meilleurs résultats !
La numérisation des données permet un traitement informatique certes, mais aussi, et c’est non négligeable, une grande amélioration des fonctions proposées.
La numérisation permet non seulement d’enregistrer des appels, de configurer des statistiques d’appels, des renvois vers téléphone mobile, mais aussi un regroupement de plusieurs établissements distants sur un même standard.
Parmi les fonctionnalités de la VoIP, vous pouvez programmer l’envoi des messages vocaux par mail, créer une connexion du télécopieur (scan, mail etc.), gérer vos horaires et ceux de vos équipes etc.
La centralisation de ces données permet de remonter toutes les étapes du cycle de vente pour arriver à déterminer le nombre d’appels réussis par segment, ou même par source de lead. Les agences SEO, Google Ads, réseaux sociaux, etc peuvent ensuite utiliser ces données pour optimiser les campagnes.
Concrètement la VOIP permet d’intégrer la téléphonie directement dans tous vos process de génération de leads. Un atout fondamental.
Comment migrer vers la VoIP? Les questions à se poser
Comme pour toute migration d’outils, la mise en place de la VoIP nécessite une installation. Avant de s’y plonger, il est important de se poser les 4 grandes questions suivantes :
Votre matériel existant est-il compatible?
Si vous voulez installer la VoIP dans votre entreprise, il vous faut le matériel nécessaire.
La solution logicielle, appelée softphone, est généralement préinstallée sur les ordinateurs. D’ailleurs, la majorité des services VoIP peuvent être utilisés sans téléphones VoIP spéciaux. Par exemple, vous pouvez tout à fait acheter un adaptateur sur lequel vous pouvez brancher vos téléphones analogiques si vous souhaitez continuer à les utiliser. Ou, dans de nombreux cas, vous pouvez utiliser votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone portable.
Pour le hardware, si actuellement vos routeurs, switches et câbles fonctionnent sans doute parfaitement, avec la VoIP ce n’est pas forcément évident.
Pareil pour les téléphones, pour utiliser pleinement toutes les fonctionnalités VoIP supplémentaires, vous devrez peut-être acheter un téléphone VoIP. Ce qui est bien, c’est qu’il existe une grande variété de téléphones VoIP, des plus basiques aux plus sophistiqués. Découvrez notre boutique de téléphones.
Il faut en effet se pencher sur le sujet du matériel car si votre switch existant ne fait pas la distinction entre data et voix, c’est que l’usage de la qualité de service (QoS) est trop intensive.
La « QoS » est la capacité à véhiculer dans de bonnes conditions un type de trafic donné, en termes de disponibilité, débit, délais de transmission, gigue, taux de perte des fameux « paquets ». Il faut juste s’assurer que la qualité de service est adaptée à vos besoins.
Pour que la VoIP fonctionne parfaitement il faut choisir un switch qui donne la priorité à la VoIP.
Rappelez-vous aussi que tous les câbles ne sont pas identiques ! Il est peut-être nécessaire d’investir dans du nouveau matériel pour garantir une qualité optimale lors du passage en VoIP. C’est l’occasion de moderniser votre parc informatique.
Avez-vous les compétences en interne pour passer à la VoIP?
La VoIP est une technologie assez simple à comprendre et à mettre en place.
Dans la plupart des cas, il vous suffit de brancher votre téléphone sur votre système Ethernet, de configurer vos paramètres en quelques clics sur votre téléphone.
Dans certains cas, si vous avez un pare-feu en place, vous devrez peut-être faire des allers-retours avec votre fournisseur pour que les choses fonctionnent correctement.
Si vous êtes à l’aise en technologie, vous devriez être capable de gérer la plupart des configurations VoIP.
Si c’est une migration totalement inconnue, ou stressante pour vous, il est utile de bien se renseigner, comme vous le faites à travers cet article, ou comme vous pouvez le faire en regardant des tutoriels en ligne.
N’hésitez pas à nous contacter, nous pouvons vous aider pour la mise en place de cette solution.
Avez-vous une bande passante suffisante?
Si aujourd’hui vous n’avez jamais de problème de connexion et que la bande passante est toujours suffisante, cela peut changer en ajoutant un système VoIP. Il faut juste veiller au niveau de bande passante requise et l’augmenter si besoin.
Pour cela, demandez à votre opérateur VoIP si votre connexion est satisfaisante pour l’ajout des nouveaux services, ou essayez de faire un test préalable. Avoir une idée précise du nombre d’utilisateurs dès le début du processus facilite certaines décisions. Cela vous aidera à déterminer le nombre de lignes dont vous avez besoin, et évaluer si votre connexion Internet peut ou non prendre en charge le volume d’appels attendu.
Upgrader une connexion pour garantir que la VoIP soit couverte sans problèmes de latence est en général une demande rapide et très facile à effectuer auprès de votre opérateur.
Comment sécuriser le réseau?
On sait que la VoIP comporte de nombreux avantages par rapport au réseau RTC. Cependant, il existe un point qui requiert une attention particulière lors de votre passage en VoIP, et c’est celui de la sécurité.
Avec le réseau RTC, la fraude téléphonique ou le piratage du système n’avaient pas lieu d’être. Le passage en VoIP nécessite, lui, une gestion du réseau plus minutieuse en matière de sécurité. En particulier dans un contexte de télétravail généralisé.
Pour citer quelques exemples, la VoIP peut être vulnérable face aux virus informatiques, aux appels spam, aux attaques DoS etc. Pour se prémunir des risques, vous pouvez les cartographier et installer des protocoles de sécurité.
Il n’est pas nécessaire de s’alarmer outre mesure, la VoIP bénéficie de mises à jour régulières, contrairement aux systèmes de téléphonie fixe. La sécurité des outils est sans cesse renforcée.
